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高校档案信息网络化管理及其安全保密性措施
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 8

近年来,尤其跨入到21世纪后,我国国民经济持续、高速发展,作为国家重点发展的信息技术产业更是突飞猛进、日新月异。为了适应和满足这一社会发展的需要,几乎所有行业都纷纷将本单位、本部门的各种最新信息通过互联网传送到世界各个角落。有各级政府的政策、法规、条例;有科学研究领域的最新动态;有企业、商业的宣传广告;有文教、卫生、体育、娱乐等等所有领域的信息,真可谓五彩缤纷。毫无疑问,这一产业的崛起,不可估量地迅速推进了各行各业的全面发展,同时也极大地丰富和改变了人们的工作和生活方式,以至互联网与克隆技术、基因工程并列成为当今世界衡量一个国家科学事业先进、发达与否的三大最重要标志,令世人所瞩目。

档案作为一种重要的信息资源,利用网络这一快捷、高效和跨越时空的工具,为本部门以及相关领域提供优质服务已势在必行。据悉,目前上海各高校档案部门都在积极筹措和构建档案信息网络,有的已开通,并利用档案信息为学校的中心工作和两个文明建设发挥着重要作用。然而,档案信息又是一种特殊的信息,很大一部分区别于人们传统观念所认为的。如何最大限度地采用网络渠道让其服务于社会同时又切实确保它的安全与保密性,这一问题已迫切地摆在了我们从事档案工作的领导和广大工作者面前,在探索档案信息网络化管理这一新的工作实践中,我们务必需要引起加倍的关注和重视。

一、档案信息网络化管理的必要性

高校档案工作必须进行网络化管理,这不仅是档案事业自身发展的必然选择,也是社会信息化发展的必然要求。档案信息管理是一个系统工程,量大面广而且发展异常迅猛。随着高校不断的深化改革和规模扩大(包括部分院校间的调整合并),档案信息量每年几乎在以几何级数剧增,若再以传统的手工管理和单纯的实体管理模式,已远远不能适应和满足现状,而建立档案信息网,将档案的实体管理上升为更高层次的档案信息网络化管理,无疑是使档案信息资源的开发与利用真正做到快捷、方便、高效,并为学校的建设与发展服务的方向,也是当前高校档案工作的一项中心任务。

在学校的关心和大力支持下,我馆实施档案信息网络化管理主要分为以下几个阶段:1995年起先按实体分类,建立了12个档案门类的计算机单机管理。1996年建立局域网,实现了档案管理的馆内计算机网络化。1997年配备了WEB专用服务器,将馆内局域网并入校园网。这几年,又逐步更新了所有硬件,添置了作为部门立卷单位连入馆内局域网共享我馆主持开发的《档案管理集成系统》的网关服务器和档案馆主页服务器。至此,我馆档案信息网络化管理初具规模,馆内和校内所有基层部门立卷单位都可以同时在网络上进行组卷、查询、浏览和修改相关门类的档案,真正意义上实现了档案信息的网络化管理和共享。在此基础上,我们又建成了华东理工大学档案馆网站,现在,无论你在世界哪个地方都可以借助互联网进行连接访问。网页设计新颖精巧,界面亲切流畅,内容丰富多彩。有我馆科学化、合理化管理档案的成功经验;有我校不断发展、壮大的整个变化历史的真实写照;有学校历任领导、两院院士、“长江学者奖励计划”特聘教授、博士生导师、青年教授的风采和成果介绍,为发扬我校“勤奋、求实”校训的优良传统精神,为扩大学校在海内外的知名度,为鼓励广大青年学生刻苦用功、努力学习、勇于拼搏和弘扬、崇尚科学精神等方面发挥了积极作用。我们还在设想将档案数据库中的部分原始信息经过二次优化开发后直接上网公开,除文本信息的查阅外,打算增添一些学校以往发生的重大的又有教育意义的历史画面,全方位、多角度以声情并茂的多媒体形式来展示学校的精神风貌,充分发挥现代化网络技术的优势,为学校和社会的发展建功立业。

二、实施档案信息网络化管理的影响因素

要实施档案信息网络化管理,必然会遇到许多现实问题和认识上的误区。领导的重视程度和信心、经费的来源和投入力度、队伍建设的专业化和年轻化,尤其在对档案信息是否要进行网络化管理的认识上,肯定会存在一些陈旧的观点甚至是片面的想法。不少人认为利用计算机组卷、查阅档案资料不一定比人工操作方便,要将原有馆藏档案的案卷目录和卷内目录输入计算机,工作量巨大,人手不够;档案馆是学校的机要部门,档案内容的适用性仅局限于学校范围,没必要兴师动众化那么大的财力和物力去赶时髦;互联网是一个全球范围内的开放性平台,档案信息上网不安全,等等。对此,我们必须从思想上更新观念,统一认识,改变这些不全面的看法,树立起档案管理工作的时代感、责任感和紧迫感,真正肩负起管好档案、用好档案的历史使命。

网络作为信息高速公路,能高效率地承载和传输各种信息资源。高校档案作为一种特有的信息资源在网上出现,将有力地推动档案工作朝着科学化轨道向前发展,并能最大限度地发挥档案的价值。诚然,也不可避免地会给传统的档案服务方式带来巨大冲击,所以,我们的领导和每一个档案工作者不仅要努力学习档案专业知识,同时还要学习计算机的操作以及互联网技术的应用,只有跟上时代发展的步伐,以全新的档案管理模式和服务理念来做好我们的每一项本职工作,才能真正意义上使档案管理工作朝着现代化、科学化方向迈进。

要实现档案信息网络化管理,需要一大批年轻有为的、既热爱档案工作又懂计算机管理的复合型人才,而档案工作的性质、待遇又很难吸引具有高学历和双重标准的人才加入到档案队伍中来,这一矛盾事实上已严重影响到了档案事业的发展。除希望国家大力培养高级档案管理人才外,更行之有效的办法是采取在职培训,就地深造,尽快扭转档案队伍人才缺乏的局面,加速档案信息网络化管理进程。

三、网络化管理中档案信息的安全保密性措施

档案信息网络化管理过程中的安全保密性是一个十分重要和严肃的问题,主要可以从两个层面去着手考虑,一是数据库系统的开发、使用和维护,一是网页内容的筛选、更新和管理。

档案数据库管理系统软件的研制开发、升级完善是保证档案信息网络化管理安全保密性实现的关键,因此,软件开发时必须考虑全局性、稳定性和合理性,各门类档案模块的设计既要相互联系,又要相对独立,绝对保证数据库系统运行时的准确与安全。系统在正式使用前必须对每个模块进行设计负荷量下的模拟测试,确保数据记录万无一失。系统还应设立用户密码管理模块,能做到根据需要设置不同的访问权限。例如:只有系统管理员(超级用户)可以作档案门类等重要功能的增、删和数据库记录的彻底删除等操作,以便当发生意外误操作时可对数据进行及时补救;档案馆工作人员可以有条件地在其相关门类中操作使用;兼职档案员原则上不能随意越权互访。只有这样严密地层层把关,才能确保整个网络有序、安全、正常地运行。

网络中的网站是外来病毒和黑客入侵的主要渠道,可对网络带来毁灭性的破坏,所以危害性最大。对此,可采用档案原始信息数据库与网站信息数据库相互分离的方法来防止。要时刻注视网页内容有否异常改变,一旦察觉,应立即断网,并迅速向有关部门报警,在网络反入侵专家协助下,给黑客以果断沉重的打击。其次,除一般性的可公开的内容外,对访问网站数据库信息的用户还要办理注册登记手续,全面掌握来访者的身份和使用信息的统计情况。

档案馆领导要重视关心整个档案信息网络的运行状况,要制订、健全相应的规章制度,并对此作经常性的监督检查。要教育档案工作人员树立起档案信息网络安全保密的重要性和防范意识。计算机网络主管人员要高度负责,严格执行系统使用权限和网页访问准入制度,切实落实网络安全保密性措施。所有系统操作人员均要正确使用计算机,熟悉档案数据库管理系统,尤其在处理数据时要认真、仔细,多加分析思考,最好做到没有错误率。

档案信息资源进行计算机网络化管理后,数据库的备份是一个及其重要的问题,要做到定时交错备份并作好书面记录,确保数据准确、完好无损。网络服务器必须设置防火墙和安装杀毒软件,要及时、定时进行查毒和杀毒,工作站(终端)用户对外来的软盘也必须要查毒和杀毒,以防病毒入侵。另外,计算机硬件方面也不应忽视,用作服务器的主机建议尽量使用大公司生产的品牌机,一方面稳定性相对可靠,另一方面,机内预装的操作系统和选用的主要芯片,各大公司都有注册号和序列号备案,按照国际商业经营道德惯例,他们有责任保护客户的私密性权利。

高校档案信息网络化管理是档案事业发展过程中的新生事物,还需我们全体档案工作者共同努力,不断地去进行探索与研究,只要我们敢于抓住机遇,面向未来,迎接挑战,那么,高校档案信息网络化建设定能结出丰硕成果,迈上一个崭新的台阶。

 

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