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基于客户端/服务器机制的《档案管理集成系统》
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 10

先进的数据库技术结合面向对象设计语言是当今信息管理系统常用的模式。随着网络技术的发展,数据库的客户机/服务器机制又为信息的网络化管理、利用创造了条件。

档案管理归类于信息管理的一种形态,传统的档案管理、归档方式与档案检索方式已显陈旧。鉴于历史和现实的客观原因,目前档案管理的手段还较落后,信息的采集、归档、编目、检索等环节信息化、网络化程度不高,或者跟不上社会发展的整体水平,管理的范围只能局限在局域网内,对多媒体全文也没有管理、利用,与计算机技术高度发展的今天及档案管理数字化的需要已经不相适应。

SQL是关系数据库管理系统的标准语言。Ms Sql ServerWindows Server操作系统上的关系数据库管理系统,能提供客户/服务器机制及多用户并发服务,能很好地支持信息的网络化管理与共享。

Delphi先进的可视化编程环境,为我们提供了一种方便、快捷的Windows应用程序开发工具。它使用了Microsoft Windows图形用户界面的许多先进特性和设计思想,采用了弹性可重复利用的完整的面向对象程序语言,具有快速的编辑器和较为领先的数据库嵌入连接技术。

《档案管理集成系统》软件的开发结合了上述两项先进技术,对多媒体档案的现代化、网络化管理,提出了很好的解决方案。本文介绍其主要特点、网络连接、功能以及实现档案信息的网络归档、网上指导及远程利用的设计思想。

一、《档案管理集成系统》的技术特点

1系统环境:前台采用 Delphi开发技术,后台采用的数据库为Ms Sql Server,网络环境为Windows 2000 for Server,能满足大容量数据库在检索、统计及多用户状态下的执行速度要求,特别适用于大中型档案馆。

2采用SQL的客户/服务器机制,克服传统的文件型模式档案管理系统只能在档案馆局域网内使用的限制。利用代理服务器连接局域网与校园网,实现数据库的远程访问与数据共享,实现校园网上档案信息的网络归档、网上指导、网上查询功能。

3档案数据库支持文字、图像、图形、声音、动画、视频影像等多媒体档案信息。采用Windows内置的Internet信息服务器(IISInternet Information Server)与Delphi嵌入组件,解决不同格式种类的多媒体全文信息与数据库的关联、显示。

4《档案管理集成系统》数据库结构设置是根据国家标准制定的,符合《高等学校档案实体分类法》,数据项设置基本原则参照了国家标准《档案著录规则》。

5代理服务器作为网关起到了连接与防火墙的双重作用,有效保护了内部局域网络与数据库的安全。《档案管理集成系统》本身还具有较好的安全管理机制,通过ISAPI过滤程序对档案数据库的用户进行身份验证,自动生成用户动态信息,按规定的权限执行相应的数据库查询。

6在内部网与校园网上,各类用户通过客户端程序可以按门类与级别权限实现对各类档案的管理、查询。

二、系统的网络结构

《档案管理集成系统》的网络结构基于Windows平台。

档案馆内部网:主域服务器作为数据库服务器存放着主数据库与数据库的备份版,通过交换机与客户端相连,客户机登录主域服务器,通过系统的客户端程序访问主数据库。

校园网用户必须利用客户端程序通过代理服务器作为网关访问主数据库服务器。代理服务器一边作为网关通过交换机与光缆与校园网运行中心相连,再通过光缆与全校各大楼的主节点相连;另一边连接内部网主服务器。校园网用户访问受到数据库认证与用户帐号的级别与权限控制,经系统审核后才能访问数据库。

档案管理的实际运行,由客户机上的系统客户端程序进行。为了安全保密和便于管理,由档案馆负责在局域网和校园网特定的客户机上安装档案的客户端软件,为客户设立允许权限、门类、单位范围内的工作帐号。

三、档案管理功能概述

《档案管理集成系统》在充分考察传统的档案管理系统的基础上,结合档案管理人员的切身体会和要求,融入先进的计算机技术,提供了对档案案卷及卷内二级目录数据库的管理,解决了数据库的录入、浏览、实时检索、帐号管理以及关联显示等问题,实现了档案在校园网上的管理。另外在多媒体全文档案的管理上以及在数据库系统的安全问题上设计了完整的解决方案,并具有档案辅助立卷功能。《档案管理集成系统》的档案分类符合《高等学校档案实体分类法》,可以管理的档案门类有:党群、行政、教学、科研、产品、基建、仪器设备、出版、外事、财会、声像、人物、馆藏实物等,在系统维护模块设立了档案各种类型的后台维护功能,可以根据实际情况修改或扩充所管理的档案类型。

系统主要包括“档案维护”、“档案查询”、“档案统计”、“系统维护”四大模块,每个模块分工明确,功能如下:

“档案维护”模块:包括各级档案信息的录入、编目、组卷、浏览编辑、接收与移交以及全文录入功能。

“档案查询”模块:包括卡片级查询、案卷级查询、卷内级查询、人物查询、成绩查询和学历查询等功能,各种查询可以对不同著录项进行多级组合查询或模糊查询。

“档案统计”模块:主要分年度统计和分类统计两项功能,年度统计是对不同年度的所有门类的档案进行综合统计;分类统计是选择某一门类的档案进行单独统计。

“系统维护”模块:主要包括实体代码管理、单位代码管理、学科代码管理、硕士、博士专业代码管理、设备类型管理、建筑类型管理、载体类型管理、主题词管理、用户管理、系统日志等,为实际需求情况的变化提供了灵活变更的入口界面。

四、系统功能特点

1.   各门类数据录入集成化

十二个门类的案卷级、卷内文件级、卡片级以及组卷文件的录入都集成在一个入口界面,考虑全面。根据提示选择不同的条件,程序自动跳转到不同的录入界面,自动产生案卷流水号,许多字段数据无须录入,只要点击选择即可,简单易学。在连续录入中,有些字段内容自动继承到下一记录,避免了重复劳动。

卷内录入中的“保管期限”、“载体类型”、“密级”三个字段无需输入,系统自动会继承对应案卷的数据,保持了数据的一致性。

2. 多查询机制,数据显示与维护关联化

可从案卷、卷内、卡片三个不同途径进行档案查询,也可根据年度、实体类型、正题名、单位等多字段设置不同条件进行组合模糊查询。另外还针对学生档案利用较多的情况,专门设立了定向的学生成绩查询与学历查询模块。

查询结果界面由卡片浏览、案卷浏览、卷内浏览、全文浏览等多个分页组成,不同查询途径的结果显示在对应的浏览分页中,不同分页的显示内容都相互关联,查到一个分页的内容,也就得到了其他分页的相关内容。

查询功能还可对显示结果进行修改、删除、打印等操作。对案卷号、保管期限、载体类型、密级等字段实现了关联修改,即:在案卷页中修改了这些字段,则对应卷内的档号、保管期限、载体类型、密级也会跟着改变,保证了卷、件的一致性。

3. 编目及各类报表种类齐全

编目功能可编制案卷目录文件目录全引编目,并按固定设计格式打印输出;查询功能可打印出卡片查询报表案卷查询报表文件查询报表,查询报表打印时可进行字段选择,形成不同要求的表格输出。另外档案维护模块中的接收与移交功能,还可打印不同立卷单位的移交接收目录清册。

目录报表皆设有打印预览界面,并可根据需要选择所需打印的页面设置报表的标题起始页号等。

4. 组卷功能有特色,能实现先文件后案卷流程

针对立卷部门,先有文件后有案卷的实际运行流程,组卷功能可对散乱的文件先行录入,再根据归档要求对这些文件作筛选组卷操作,对于无需归档的文件,组卷界面设有删除功能。

组卷功能受年度、实体分类、立卷单位的限制。立卷单位因其帐号的控制,只能对本部门录入的文件组合成案卷,不会出现不同部门相互混淆的现象。

5.   帐号设置考虑全面,各项功能受帐号制约

高级用户管理具有新建、修改、删除用户的帐号、密码、权限的功能。用户帐号分成三个级别:超级用户、普通用户、查询用户,每个帐号又受到档案门类与所属单位的限制。档案馆各门类的主管用户,可以录入、查询、编目本门类所有立卷单位的档案信息。

校园网用户录入界面的“立卷单位”,由系统自动对应到用户帐号规定的所属单位。同时校园网用户只能录入本年度与上一年度的案卷;只能查询、编辑帐号权限范围内的档案信息;只能打印帐号权限范围内的档案目录和报表。

6. 支持多格式全文录入与浏览

该系统除了实现档案各级目录管理,还增加了对全文关联录入与嵌入浏览功能。电子文档无论是文字格式、图片格式还是视频格式,均可在全文录入界面预览后上传到主服务器,并与对应的文件目录关联。

在浏览编辑模块与查询模块,可对上传的电子文件进行查询浏览,显示速度快捷,文字和图片嵌入显示在全文浏览页,视频格式文件以弹出形式显示,生动直观,实现了档案管理全文数字化要求。

7. 支持多全宗档案管理

对于多校合并的单位,档号的编制具有重复现象,这给档案的计算机管理带来了一定难度。经过我们的努力,本系统已经很好地解决了这一问题,不同全宗的档案管理集成在一个系统中,统一入口,统一功能,实用方便。每个全宗具有上述所有功能。

五、安全机制

(1)将网络分为内网和外网, 采用Proxy防火墙技术和SQL Server数据库的双重安全设置确保系统数据库的安全。

(2)系统用户访问有严格的权限控制,可以防止越权非法操作。

(3)以立卷单位、档案门类来限制用户帐号访问范围,帐号之间信息相互屏蔽。

(4)系统日志中详细记录了每个用户的登录、录入、修改、删除、查询的操作时间和地址,可作为计量及跟踪查询。

(5)数据写入进行容错性检测,具有可人为控制的自动处理垃圾数据的功能。

(6)配有软件容错包,及时诊断和提示系统错误及其处理方法。

(7)运行日志有助于系统发生故障时,恢复数据库的完整性,检查故障原因责任。

(8)利用SQL Server 特有的对分布数据完整性的支持,保证了分布数据的准确性和一致性。

    《档案管理集成系统》已在20021218日通过了由上海市档案局组织的技术鉴定。专家组对该项目给予了很高的评价,一致认为该系统功能齐全、界面友好、性能稳定、操作方便,安全、保密性强,特别是实现了对文本、图像、视频等多媒体档案信息管理,并可以在档案馆局域网及校园网范围内实现资源共享,符合了档案管理的实际需要,为高校系统的档案管理提供了借鉴,具有一定的创新性,达到了国内档案系统先进水平,有推广应用的价值。

华东理工大学与上海应用技术学院已在实际档案管理中,全面运用《档案管理集成系统》来展开各项工作。华东理工大学的各归档部门已普及使用该系统的客户端软件来进行档案信息的网络归档、网上查询,档案部门也通过网络来检查、指导立卷部门的归档,极大提高了工作效率,档案信息化工作与归档工作得到了同步,使档案能更好地为学校、社会发展服务。

 

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