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高校人物档案征集对象、内容、方法及其开发利用方式新探
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 20

近年来,我国高等学校的改革、发展步入了一个崭新阶段。办学模式多种多样、专业设置琳琅满目、学制结构层出不穷、科学研究纵横并进,后勤保障纳入社会化服务体系,等等,各个层面都在发生着深刻变化,一切围绕着知识经济时代的到来这一新理念而在作全面调整,以适应新形势下的新发展要求。伴随着这种前所未有的剧变,高校的各级党政管理领导和各类专业教师既面临着严峻的挑战,也获得了极大的发展机遇,涌现了一大批年轻有为的管理人才和优秀的学术带头人。作为高校档案管理部门,如何紧跟形势以新的观点和标准以及科学的管理方法来做好人物档案的征集、保管、利用,大张旗鼓地宣传、讴歌这一时期为我国高等教育、科学研究事业朝着开拓、创新方向发展而奋斗的人们的先进事例,使档案这一独特的信息资源真正名副其实地全方位服务于学校和社会的两个文明建设,也为探索档案事业自身的发展方向谋求新路,意义重大。本文结合我校就当今我国高校人物档案的征集对象、内容、方法及其开发利用的方式提出一些新的设想,以期与同仁交流探讨。

一、征集对象

回顾以往做法,高校人物档案的征集对象主要以职称作为界定,如副高级(副教授、副研究员、高级工程师等)以上,范围涵盖了党政领导、专业教师和各类技术人员,即:只要你具有以上职称,档案馆就开始征集保存你个人的人物档案材料,并按“考核晋升材料”、“发表论文”、“出版著作”、“荣誉证书”等进行分类组卷。这种做法在过去特定的一段时期内有其合理性,为建立高校人物档案的起步和发展奠定了基础,发挥了积极作用。然而,一方面,由于历史原因及职称定限偏低等因素,高校档案馆中已保存的人物档案,除少部分人员继续晋升后有一定的补充材料,绝大多数的是“卷中羞涩”。如以这样的馆藏档次继续保持下去,就当前高校发展形势和要求而言是不相适应的,也势必会影响档案开发利用的总价值。另一方面,年复一年人员职称的评定和晋升,人物档案材料还在源源不断地涌进档案馆,加上中青年人才的大幅度流动,致使人物档案数量急剧上升,管理的工作量和复杂度越来越大。再一方面,近年来学校办学规模空前庞大,招生人数逐年攀升,教学、科研、基建、财会等其他各类档案数量同样也在成倍地增长,档案馆在人力、物力、财力等诸方面都面临着捉襟见肘的紧张局面。要解决以上这些矛盾,作者认为除切实需要加大投资力度、扩大库房面积以及提高工作效率外,不时地调整、优化部分归档内容和范围,并规范、完善相应的管理办法和措施,不失为一条最有效的捷径。

结合实际情况,我校从1998年起,果断地将人物档案的新征集对象调整为正高级职称人员。几年来的实践证明,人物档案快速增长的势头得到了有效抑制,案卷内容、保管条件以及总利用率都有了一定程度的提高。我们的对策是:对馆内原已保存的材料不再有增加的各类人员的档案,将所有卷内目录输入计算机后继续加强管理。调出人员主动提出要取走的,材料交还本人后空号留作他用。重点集中放在其中继续晋升为正高级的那部分对象上,因为他们现在是学校的顶梁柱,是支撑学校整体发展的生力军。据统计,大部分院、校两级党政领导、两院院士、长江学者奖励计划特聘教授、科技精英、博士生导师、国家级有突出贡献的中青年专家、各类专家学者等均包括在内,所以,做好这部分人物档案材料的征集保管工作,肯定是头等重要的。另外,我们也十分注重征集对象调整后对新人员人物档案的征集工作,他们更是学校未来发展的希望,是学校师资队伍结构变化正朝着高学历、年轻化方向发展,管理、教学和科研水平蒸蒸日上、后继有人的象征。虽然在具体工作中也遇到了一些新的困难,但为了提高人物档案的水准、缓解档案库房的紧张这个大局,我们有信心也有力量把这项工作做好。

众所周知,人物档案的形成,需要有一个漫长的累积过程,若直接等某人升了正高级后再去征集材料,往往会难以收全他们的早期材料。对此,我们准备在档案馆中建立一个临时的小型“文件中心”,即:将那些职称还未晋升为正高级的人员的相关材料暂时保存在这个“文件中心”,待以后根据各人的发展情况,再将部分材料转化为档案。这种过渡办法的优越性是显而易见的,也符合当前高校快速发展、变化的形势。

在做好以上工作的基础上,我们还在设想增设一类以学校青年教师攻读在职硕士、博士学位为对象的人物档案,因为他们代表着高校现在和今后一段时期师资队伍深化改革的发展方向,及早做好这部分人员的材料的预收集工作,为日后建立他们高质量的人物档案提供根本保证。

二、征集内容

确定高校人物档案征集内容的基本要求是:以能反映他们在党政管理、教书育人、科学研究等各个方面取得卓越成就为前提,以能利用这些材料或能展示高校高水准师资力量,鼓励广大青年学生以他们为学习榜样,崇尚科学精神,热爱科学知识,或能总结他们的奋斗历程,从中获取有益的成功经验,给后人以启迪和借鉴,继承前人未竟的事业,为人类教育与科学事业不断作出新的贡献等为目的的各种丰富而翔实的材料。就此基本要求而言,在确立了人物档案的征集对象后把握人物档案的征集内容显得尤为重要。

现在高校人物档案保存的材料主要为年度工作考核表、职务任职资格申报表、编著(教材、译著、专著)、论文、科研成果及其各种荣誉证书、聘书等,总体上内容还是比较全面的。但是,对有些征集内容的规定也显死板,甚至不合情理,缺乏灵活性,某种程度上束缚了一些非常重要的有价值的材料的征集渠道。如规定文字材料非要正式出版的或有出处的,等等。

广义上说,从文件(材料)转化为档案不具规律性,会受外界客观条件变化而变化。现时貌似正式的、有出处的材料,未必就一定有保存和利用的价值;相反,现时被认为不符合归档条件的许多材料,恰恰随着时空的变迁,将来可能倒是一份极为珍贵的档案。所以,在把握人物档案的征集内容上,也要转变观念,不能就事论是,应该以辩证唯物主义的观点和实事求是的科学态度来指导我们的工作,既要依法治档,按原则、条例办事,更要根据具体情况的发展变化,及时地调整、完善、发展已有的归档条件(范围和内容),这样才能确保档案馆真正拥有保存价值的人物档案。

实际工作经验告诉我们,现阶段至少有以下几方面的内容可以用来丰富人物档案:①征集者在国内外合作、交流、进修、讲学、兼职等活动中形成的材料,可以包括大会发言稿、讲义、实验记录、听课笔记、邀请函、兼职聘书、委任状(书或证)甚至机票等,这些都是反映人物活动的最具体的第一手材料,要说保存和利用价值,作者认为这些材料毫不比那些正式出版的书籍和发表的论文逊色,因为后者不是绝版,可以从多途径获得;②就科学家级的特殊人物(如两院院士、长江学者奖励计划特聘教授、科技精英)而言,他们在某些重要场合中的照片甚至书信和电子邮件也可以作为征集内容来考虑;③各类多媒体电子文件和出版物,如:学术交流中的幻灯演示稿,科研、教学和实验环节中拍摄的专题录像片以及设计开发的软件程序等;④各级领导出席重大会议的通知或演讲稿、题词手迹。总而言之,人物档案的征集内容要多样化,要以“重要为主,稀奇为贵”的原则去发掘。

三、征集方法

时下,我国高校人物档案材料的收集大多是采用征集的办法来实现的。顾名思义,征集有征求和自愿两层含义,一是由学校职能部门(档案馆、人事处)向征集对象发出通知,要求他们将存放在个人手里的一些重要材料移交给档案馆予以保藏;一是征集对象平时陆续地主动将其材料送交档案馆。这种两厢情愿的办法在大部分征集对象上能收到良好效果,尤其是一些老教授,可谓鼎力相助、密切配合,他们非常珍惜自己在人生奋斗道路上的坎坷经历以及所取得的成就,认为从某种意义上说人物档案材料如同人的生命,不是绝对私有的,而是国家和人类的共同财富,所以,作为当事人有责任也应该主动地配合档案馆,共同把人物档案建立起来,为后人有所利用、有所帮助。是的,人物档案是我们民族和国家乃至整个人类文化遗产宝库中不可或缺的重要组成部分,具有无可比拟的历史价值。

诚然,人物档案由于自身的特殊性,采取与其他门类档案不同的收集方式自然有其合理性,但也给档案馆工作上带来了一定的难度。为数不少的征集对象对档案馆的做法理解不够、不予以主动配合,他们认为个人的材料就是个人的,没有理由非要交给档案馆来保存,对材料本身的归属权持有不同看法;其次,将材料保存在档案馆,个人要使用起来不方便;再则有个别的人员对档案馆保存的可靠性缺乏信任。由以上分析可以看出,作为档案馆首先还要加大宣传力度,阐明建立人物档案的必要性和重要性,并以积极、热情的态度为当事人提供优先、优质的服务,消除他们心理上不必要的担忧。其次,也可以利用请进来、走出去等多种形式让被征集对象了解人物档案的管理方法、保管条件和利用方式,用事实来证明个人材料作为人物档案来保存更为保险、更为有效、更有意义。

要从根本上保证人物档案材料的来源,还离不开学校各有关部门的大力支持。人事处、科研处、研究生院、国际合作与交流处、以及征集对象所在的院、系、所等要与档案馆保持经常的联系,及时将各种信息通报给档案馆,使征集工作能比较全面、系统地展开,变被动为主动。被征集对象要从学校的大局出发、从长远的意义考虑,思想上要以建设好学校人物档案为己任来认识。作为学校档案工作的最高行政管理机构,学校档案工作委员会要高度重视人物档案建设的意义,尽早制订、出台指导人物档案征集管理的正式文件,规范征集范围、内容和办法,保证征集渠道畅通。

四、开发利用方式

高校人物档案花了九牛二虎之力建立起来后,如何最大限度地进行开发利用,让它为学校和社会的两个文明建设发挥出其他方式不可替代的功效,是高校人物档案建设的最终目的,是衡量人物档案建设成败的试金石。所以,我们的档案工作者要以满腔的热情和百倍的信心,努力作好这篇关键性文章。

在人类世界迈入经济知识化、社会信息化时代的今天,也为人物档案的开发利用开辟了新天地。我们可以对人物档案材料按时间脉络分门别类地去进行开发、提炼、组合成新的档案信息,形式可有:①撰写人物传记、风采录,装帧画册;②编辑个人论文集;③拍摄专题录像片;④汇编数据统计图表;⑤举办报告会、展览会等。也可以利用计算机网络实现档案信息在校内、校际甚至全球范围内来共享,加快信息传输速度,提高信息利用率。

借助这种信息传播的新方式,我们已在档案馆网页上开设了“学校历任领导”、“两院院士”、“长江学者奖励计划特聘教授”、“博士生导师”、“青年名教授”专栏,详细介绍了他们在学校党政管理、教书育人和科学研究等方面的成功经验和丰硕成果,为发扬我校“勤奋、求实”校训的优良传统精神,为鼓励广大青年学生刻苦用功、努力学习、勇于拼搏和弘扬、崇尚科学精神,为扩大学校在海内外的知名度等发挥了积极作用。

综上所述,要真正做好高校人物档案的征集、管理和利用工作,一句话:任重而道远。需要我们开动脑筋、更新观念、勇于开拓、敢于创新,需要我们不断地去总结、研究和探索,多在档案的内在质量上下苦功夫,需要我们甚至几代档案人作长期不懈的努力,只有这样,才能真正肩负起时代赋予我们的历史重任,才能把我国高校档案事业建设不断推向前进。

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