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浅议高校电子文件归档工作及其重要性
发布人: 发布时间: 2014-12-23 作者: 访问次数: 18

随着计算机和现代化通讯技术在高校教学、科研、行政管理等各个领域的不断普及应用,各部门由此形成了大量电子文件。为了加强这些电子文件的归档管理,保障电子文件档案的安全保管和有效开发利用,使学校档案管理工作逐步走上数字化和信息化建设发展轨道,本文介绍了我校如何做好这项工作的一些思路及其意义,与高校档案工作者交流探讨。

什么是电子文件?何谓档案数字化、信息化?

电子文件是指用计算机处理技术形成的以数字化存储介质为载体的所有机读材料,如:文本文件、表格文件、图表、图像、图形文件、声音、影像文件、数据库文件等。

档案数字化是指将原来的纸质或其他模拟载体上的信息,通过各种数字化设备,如:扫描仪、声频、视频捕捉卡、及相关的识别、排版、编辑软件等进行转换,形成了记录在特定载体上的编码信息,通过计算机软硬件技术、网络技术能将这些编码信息再还原,并借助人机对话方式得以供人们识读的一种方法。

数字化档案可通过两种方法来实现,一是将已经生成的电子文件经鉴定后作为数字化档案来收集;一是由纸质等档案转换而来。

档案信息化是指利用信息技术获取、处理、传输、应用档案资料,提高档案管理效率与效益,发掘、提取档案资源,向全社会提供有价值的服务,实现信息资源共享。其中还涉及通信技术、档案资源的知识化开发等手段。

由此可见,要实现档案信息化,首要任务是要做好现阶段已有的电子文件的归档工作。

电子文件的归档范围

根据上级主管部门的有关文件精神,经档案馆多次研究,我校电子文件的归档范围定为与“华东理工大学档案实体分类方案”所规定的归档范围相同,即要求除原归档的纸质材料外,增加电子文件复份。但考虑到电子文件归档工作尚处起步阶段,以及档案馆本身所具备的人力、物力和财力条件,具体做法上将采取逐步推行的方法来执行,即先在各门类中挑选一些重要的、利用率高的且已比较系统和完备系列作试点,如校办的校通文件、声像门类中的重大新闻采访片、重要的数码照片、教学评估和重大科研项目的相关材料、出版社的出版物底稿、以及一些重要的数据统计表。具体的范围和内容,由档案馆会同归档部门商议、研究后确定。

谁来归?

电子文件的形成、承办、运转、整理、归档等工作由各立卷归档部门负责,即广大的兼职档案员。与以往纸质文件的归档工作一样,要做好电子文件的的归档工作,更需要各部门分管领导重视、关心和支持。

怎么归?

为了保证归档电子文件的完整、真实和有效利用,各部门从电子文件产生时就应按相关类目的归档要求严格管理,确保不散失、不损毁、不失真。

为了防止计算机意外故障或病毒侵害,各归档部门平时必须对归档电子文件做好备份。

电子文件采用物理归档方式,即:各部门平时先将归档电子文件集中存放在计算机中,并详细作好文件标记、文件格式和书面目录登记。每年五月底前将上一年度属归档范围的电子文件转存到物理(磁盘、光盘等)载体上,移交档案馆。目录移交清单使用档案馆统一印制的专用格式。

归上来后如何管理、开发、利用?

除了内容外,电子文件的归档管理方式与传统的纸质文件完全不同,后者是分类、组卷、拟卷标题、编页码、装订、编号、上架等,而电子文件的归档过程需要全部在计算机上完成,需要组织专门的力量去进行鉴定、整理、系统化管理和开发利用。档案馆将按国家和上海市对电子文件档案的有关管理办法,负责收集、管理全校的电子文件档案,监督、指导各部门立卷单位做好电子文件的归档工作,并积极主动提供服务,充分发挥电子文件档案的作用。

电子文件归档的重要性?

学校各部门所有的文书资料,如:党委和校部的各类文件;工作计划、工作总结、评比、检查报告;各类统计报表(如财务、仪器设备、固定资产、招生与毕业生分配等统计表);教学、管理研究方案、科学技术研究报告及与之相关的学术论文、专著、电子出版物、软件程序、建筑设计图纸、学生成绩汇总表、多媒体新闻采访报道、乃至所有学生的毕业论文、教职员工的人事调动和年度考核,等等,无一不在利用计算机作为工具来产生“纸质文件”,现实情况可以说已到了没有计算机就没有纸质文件的时代。我们的教师和学生还有几个在用传统的笔来写东西?由此可见,广义上纸质文件的母本——电子文件是无处不有、无事不有、无时不有。

再来看看我们所处的时代,我们的国家、我们的城市:信息时代、信息革命、信息技术、网络通信、网上购物、网上结算、网上聊天、网上娱乐、网络自动化无纸办公、网络化可视电话会议、伊妹儿、短消息、数字频道电视、数码摄、录像机、数码相机……,等等新名词,可谓如雷贯耳、家喻户晓。博物馆要建数字化博物馆、图书馆要建数字化图书馆、大学要建成数字化大学,连我们的城市、我们的社会也在朝着数字化方向发展。

党的十六大报告中明确指出:到本世纪20年代,我国将全面建设成小康社会。要实现这一目标,我们必须坚持以经济建设为中心,基本实现工业化,大力推进信息化,加快建设现代化;坚持以信息化带动工业化,以工业化促进信息化的发展战略。国家“十五”发展计划,也把信息产业作为支柱产业的高度地位来重视,可见我们的国家正在迈入一个崭新的“e时代”。

事实上,作为信息资源重要组成部分的档案部门,也紧跟着这个时代的发展步伐,开展了卓有成效的工作。从中央档案馆到地方省、市、县各级档案馆以及全国各高等院校的档案馆,无一不在朝着要建立数字化档案馆的发展方向迈进。局域网的建设、主页网站的建设、各种各样档案管理与档案开发利用的数据库系统的开发、大规模档案目录中心以及文档一体化、多媒体档案编研软件研制,都已经取得了长足的发展,并且已在为本单位的各级行政管理部门发挥着积极的参谋作用,也为社会各界档案利用服务提供了极大的方便。另外,与之相关的各类政策法规、措施、办法也在竞相出台,以此来规范、来推动现代化档案信息管理的进程。

在学校各级领导的关心和支持下,在各归档部门的大力配合下,我校的档案现代化管理也取得了一些成绩。通过多年的不懈努力,档案馆内部已建立了完整的局域网,研制开发了“档案管理集成系统”软件,实现了档案管理和查询利用的计算机化。基层部门归档单位利用该系统,可以实现网上归档、网上查询、组卷,档案馆可以对各归档部门进行网上指导,全校所有门类的档案目录实现了网络化管理和数据共享,为学校教学、科研和行政管理提供了快捷服务,也为社会各界提供了优质服务。同时,档案馆主页网站建设也得到了快速发展,更新了大容量专用服务器。网页设计新颖精巧,界面亲切流畅,内容丰富多彩。有档案馆科学化、规范化管理档案的成功经验;有学校不断发展、壮大的整个变化历史的真实写照;有历任领导、两院院士、“长江学者奖励计划”特聘教授、博士生导师、青年教授的风采和成果介绍,为发扬我校“勤奋、求实”校训的优良传统精神,为扩大学校在海内外的知名度,为鼓励广大青年学生刻苦用功、努力学习、勇于拼搏和弘扬、崇尚科学精神等方面发挥了积极作用。

作为学校档案保管和利用的中心——档案馆,在面对着如此日新月异的大环境以及我校电子文件归档工作的实际情况下,我们已于2003年初以校部文件向全校各归档部门发出正式通知,要求从即日起开始按文件精神规范我校的电子文件归档工作。只要我们全体档案人本着对学校历史负责,对学校未来发展负责的态度,扎扎实实地去开展这项工作,相信通过几年的不懈努力,我们定能在建设学校数字化档案馆的道路上向前迈进一大步。

 

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