照片档案作为学校档案中的一个重要组成部分，具有形式简单、直观、真实的特点，记载和反映了学校的历史及重大的变革、重要人物的真实面貌。利用照片档案可以进行编史修志、德育教育、出版刊物、画册等。因而照片档案越来越受到人们的关注和利用。照片档案工作起步较晚，对其重视程度不及文书、教育、科技档案。随着学校规模的扩大，社会经济和现代科学技术的发展，照片资料形成的渠道及数量增多，加上近几年来以其特有的史料价值和艺术观赏价值进行收藏，因此加大了学校照片档案收集工作的难度，影响了照片档案工作的发展。

照片档案的收集工作是整个照片档案管理中的基础，历来是管理中的一大难题，分析其原因：

其一、照片档案意识不强。

过去，学校档案工作偏重于文书档案和纸质档案，致使一些部门和个人片面认为只需移交文书档案和纸质档案的思想。

其二，学校档案馆虽有管理和服务《双重职能》，但与教育、科研、产业相比，是学校整个工作中的配角。随着档案事业的发展和开拓，受到学校和基层的重视，但其配角地位是客观存在的，存在决定一切。

其三，缺乏畅通的信息渠道，难以掌握应归档照片资料的拍摄和其下落。

照片档案收集难的解决办法：

1.强化照片档案的意识。

《档案法》中不仅表明了档案形成者、形成原因、以及档案的价值、本质特性，同时指明了档案的基本形式，明确照片档案属声像档案，是历史记录的一种基本形态，是档案的重用组成部分，与其它门类档案同样重用。照片档案的利用除供学校工作查考，编史修志外，逐渐更多地参与到学校各时期中心工作服务中，决定了照片档案的重用性。因此，必须强化学校整体照片档案意识，重视照片档案的收集工作。

2、建立完整的档案归档制度。

在市政府、档案局和学校《档案工作条例》等法规颁布的基础上，为进一步做好我校声像档案管理工作，2000年学校又颁布了《华理大关于做好声像档案管理工作的意见》，在“ 意见中”对归档的时间、范围、要求都作了明确的规定，强调档案工作必须纳入到各部门管理中，实行制作工作和建档工作同步管理，要求各部门领导对兼职档案人员的岗位职责和年度考核实行检查和督促。从制度上保证了照片档案收集工作的顺利进行。

3、多种方式开展收集工作：

（1）、定点和不定时相结合。

日常收集工作是照片档案的一个重要来源，平时关心校报，橱窗展览等学校新闻，对于产生照片较多具有较高收集价值的部门如：校办、电教、外事处、工会、体育、等进行重点收集，加强联系指导，随时进行收集照片。

（2）、做好照片档案的跟踪收集。

对于学校重大活动的照片档案如：教代会、运动会、校内外国际性会议、上级领导来校视察和校际活动等重要活动，实行及时跟踪，尽快收集，以保证照片收集齐全、完整。

（3）、做好照片档案专题收集。

专题收集是指反映专题内容照片的收集如：反映不同历史时期校址、校园风貌、著名人物、历届毕业生合影照片等。

（4）、做好反、拍摄工作，有计划为学校积累照片档案。

照片反、拍摄是照片档案收集一项重要工作，经过自己的锁定性反拍、摄，可从档案角度进行选择，弥补照片档案收集工作的不足，如：拍摄学校的校园风景、反拍学校科技获奖奖状等照片。

（5）、做好数码相机拍摄照片的收集

数码相机的出现，产生了大量电子形式的照片，这对照片档案的收集带来了新的课题，提出了更高要求。由于档案的凭证作用，电子照片的收集要求必须与传统照片的收集一样，符合声像档案管理工作的规范，同时又要符合电子档案归档办法，要做好电子照片整理、编目及光盘刻录工作。随着时间的推移，逐步做到纸质照片的收集与电子照片的收集同时并用，为进一步实现照片档案的数字化管理，档案信息资源共享开创新世界，使学校照片档案管理工作跃上新台阶。

4、加强主动服务意识，在服务中求发展。

2002年校庆，为配合校庆中心工作，档案馆利用馆藏的人物档案、史料、照片成功地举办了《博士生导师风采》、《青年教授风采》展览会，与宣传部合办《历届毕业生毕业照片》橱窗展，又为学校创办校史馆，出版校志、邮册等提供了千余张珍贵的照片，琳琅满目的照片以不同的内容，不同的形式展示了学校50年来的发展历程，再现了华理人的拼博精神和优良校风，激励了广大教职工的成就欲和学生爱国爱校的情感，收到了良好的效果。经过良好服务，实现了照片档案的价值，扩大了档案的影响，从而促进了照片档案的收集工作。