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上海市档案局关于印发《上海市电子公文归档管理实施办法(暂行)》的通知
发布人: 发布时间: 2014-12-19 作者: 访问次数: 56

沪档发[2005]220

各区县档案局,各市级机关、人民团体、企事业单位档案部门:

为了落实中共上海市委办公厅、上海市人民政府办公厅近期下发的《关于深入贯彻实施〈上海市档案条例〉推动档案事业进一步发展的若干意见》(沪委办[2005]26号)精神,加强对本市电子公文的归档与管理,保障电子公文的完整、安全和有效利用,根据国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》和国家标准《电子文件归档与管理规范》,我局研究制订了《上海市电子公文归档管理实施办法(暂行)》。现印发给你们,望认真实施。在实施过程中有什么问题或建议,望及时反馈我局科技教育处。

附:《上海市电子公文归档管理实施办法(暂行)

上 海 市 档 案 局

20051226

 

 

上海市电子公文归档管理实施办法(暂行)

第一条  为了保障电子公文的科学保管和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》,结合本市实际,制定本办法。

第二条  本办法所称电子公文,是指本市各类电子政务系统中形成或处理的,具有公文规范格式的电子文件。

电子公文归档,是指文书部门或业务部门将按规范程序形成的电子公文,按一定要求向本机关档案部门移交的过程。

归档电子公文,是指具有查考和利用价值,并按一定要求归档后作为档案保存的电子公文。

第三条  本办法适用于本市各级党和国家机关,其他组织可参照执行。其他类型电子文件的归档管理可参照本办法。

第四条  电子公文归档管理的原则是:遵循电子公文形成特点和规律,维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性,便于电子公文的科学保管和长期有效利用。

第五条  本市各机关应当将电子公文归档管理纳入本地区、本系统、本机关电子政务建设、公文管理和机关有关部门的职责范围,明确分管领导,加强监督检查,切实落实机构、人员、资金等保障措施。

第六条  市和区县档案行政管理部门应明确电子公文归档管理职责,对同级机关电子公文归档管理工作实行监督、指导。

电子公文形成单位应指定专人负责电子公文的归档工作,将电子公文的形成、积累、收集、整理、鉴定、归档、保管和利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位职责;各机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性,归档前由形成部门负责,归档后由档案部门负责。

第七条  电子公文的归档范围及保管期限,由档案部门会同文书部门、信息技术部门,根据本机关电子政务的应用情况,参照国家和本市的有关规定划定,并不断予以补充和完善。归档类目和编号应按照本机关档案分类的结构与层次设定。

第八条  电子公文一般在办理完毕后即时归档,也可在形成部门保留一段时间后实行批量归档;可以卸载到脱机载体上进行归档,也可通过计算机网络进行归档。

第九条  电子公文形成时应由公文处理系统自动产生相关的元数据和背景信息,在拟制、流转等过程中及时进行跟踪、检查和补充,并随同电子公文一并归档。

电子公文处理系统及其网络系统,应采取稳妥的身份识别、权限控制、防计算机病毒及防攻击等技术措施,以确保电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性。涉密的电子公文必须标明相应的密级,并禁止在非涉密网和非涉密信息系统中传输、处理。

第十条  电子公文形成机关应当将具有永久和长期保存价值的电子公文,制成纸质公文与电子公文的存储载体一同归档,并使两者建立逻辑关联;对已经实行电子签名的并具有法律效力的电子公文,需要永久保存的,归档时仍应当附加具有凭证作用的纸质公文,国家法律、法规或本市地方性法规、政府规章另有规定的,从其规定。

第十一条  各机关档案部门在接收电子公文时,应对归档电子公文逐件核查其技术状况,确保归档电子公文无病毒、未压缩、未加密并采用符合档案管理要求的存储格式,发现问题及时将其退回形成部门整改;通过脱机载体进行归档的电子公文,档案部门还应对其载体进行检验,确保载体清洁、无划痕、无病毒、未磁化、符合保管期限要求等。

档案部门验收合格后,应当按规定办理电子公文移交手续。

第十二条  归档电子公文以件为单位进行整理,按照本机关档案分类方案进行分类,并拷贝至符合保管期限要求的载体上,一式3套,一套封存保管,一套异地保管,一套提供利用。

第十三条  归档电子公文参照DA/T 18进行著录,同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求和相关标准与规范,补充电子公文特有的著录项目和其他标识,并将结果制成机读目录和纸质目录。

第十四条  各机关档案部门的档案计算机管理系统,应当纳入本机关电子政务系统,并与电子公文管理系统相衔接,设置足够容量的存储空间,存放归档保存的电子公文,使归档的电子公文能被有效识别,便于管理和利用。有条件的机关应当把公文管理和档案管理整合成统一的文档一体化管理系统。

涉密电子公文载体的保存,应按照不同密级的管理规定,选择安全保密的场所和部位,配备必要的软硬件加密技术。

第十五条  各机关档案部门应会同信息技术部门每年对电子公文的读取设备的更新情况进行一次检查。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容,应进行载体转换,原载体保留时间不少于3年,保留期满后按保密要求进行处置。

第十六条  各机关档案部门应在确保载体安全可利用的前提下,定期对归档电子公文进行可识别性检测和转存。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电子公文,每4年转存一次,原载体同时保留时间不少于4年。

第十七条  归档电子公文的利用应严格遵守国家有关规定,防止非法调阅和复制。档案部门应当按权限提供利用归档电子公文,封存的归档电子公文只供内部管理,不得直接提供利用。

各机关档案部门提供利用有密级要求的归档电子公文时,应严格遵守国家有关保密的规定,采用联网方式提供利用的,应采取稳妥的身份认定、权限控制和审计跟踪,并安装加密机、防火墙和防电磁泄漏等设备。

第十八条  超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁,按照纸质档案的有关规定办理。属于保密范围的归档电子公文,如存储在不可擦除载体上,应连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子公文可进行逻辑删除。已销毁的归档电子公文由档案部门列出销毁目录存档备查。

第十九条  本办法由上海市档案局负责修订和解释。本办法未尽事宜,参照国家其他有关电子文件的标准和规范执行。

第二十条  本办法自200641日起施行。

 

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