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《华东理工大学档案管理办法》
发布人: 发布时间: 2014-12-19 作者: 访问次数: 234

校档20103

为加强学校档案和档案工作的管理,确保学校档案的积累、移交、保管、利用、开放等工作依法、规范、有序和有效地开展,发挥档案服务学校和社会的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》等法规,结合学校实际,制定《华东理工大学档案管理办法》。现印发给大家,请认真贯彻执行。

 

华东理工大学

二○一○年三月二十三日


《华东理工大学档案管理办法》

 

第一章  总则

 

第一条  为加强学校档案和档案工作的管理,确保学校档案的积累、移交、保管、利用、开放等工作依法、规范、有序和有效地开展,发挥档案服务学校和社会的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》等法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条  本办法所称的学校档案,是指学校所属机构和人员在教学、科研、管理和其他活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声(影)像、物品等不同形式、载体的历史记录。

第三条  档案是学校的宝贵资源,档案工作是学校一项重要的基础工作。学校要在人、财、物方面予以充分保证,确保档案资源长期收集到位、保存安全。

第四条  学校档案工作实行统一领导、集中管理原则,学校档案部门具有行政管理和提供服务双重工作性质。

第五条  加快档案管理现代化建设步伐,逐步建立与现代大学管理体制、要求相适应的档案工作管理新模式。

 

第二章  档案工作的管理体制

 

第六条  学校档案工作,接受国家教育部、上海市教委的领导,同时接受国家档案局、上海市档案局的指导、监督和检查。

第七条  成立由校长为主任,分管档案工作的副校长或副书记为副主任、有关职能部门的负责人为委员的学校档案工作委员会,研究讨论学校档案工作的重大事项。

第八条  档案馆是学校档案工作的职能管理部门,又是校档案工作委员会的常设工作机构。

第九条  档案馆主要工作职责:

(一)贯彻执行上级有关档案和档案工作的法律、法规和政策,制定学校档案管理工作规章制度,并予以监督、实施。

(二)根据有关规定和标准,确定学校档案归档范围、分类方法、整理规范和保管期限等,负责接收(征集)、保管全校各类档案(包括有关资料),同时做好档案的利用、鉴定、统计、编研等工作。

(三)落实全校各二级单位档案工作的分管领导和档案员,指导、监督档案员做好业务工作,确保档案收集齐全、管理规范、移交及时。

(四)开展档案工作检查、评比、总结、表彰活动,做好学校档案工作发展规划,实施档案信息化建设。

(五)开展档案法制和档案文化宣传、教育工作,提高师生员工的档案意识。

(六)加强档案馆工作管理,创建学习型、管理型、服务型、研究型档案队伍,创新工作思路,提高工作水平。

(七)负责档案和档案馆的安全。

第十条  学校各二级单位应指定1名负责人分管档案工作,并配备13名档案员,共同做好本单位档案的收集、整理和归档工作。档案员队伍应保持相对稳定。

第十一条  学校各二级单位应将档案工作纳入到相应人员的工作职责中,并制定相关工作制度,落实工作责任制。

 

第三章  档案的分类、收集、整理、归档

 

第十二条  学校档案的分类,按《华东理工大学档案实体分类方案》执行。

第十三条  学校实行文件材料形成单位立卷制度。各二级单位的档案员应按照《华东理工大学文件材料归档范围和保管期限表》,负责做好平时文件材料的积累和保管;归档期间,按《文件材料立卷归档要则》等要求进行整理、组卷、装订,经检查合格后以二级单位集中向档案馆移交归档。

第十四条  根据上级规定,文件材料归档以纸质为主,有对应电子文档的,应一并上传到档案管理数据库系统中,实行“双套制”归档。

第十五条  学校OA系统文件、科研项目档案、声(影)像档案、人物业绩档案、实物档案按《华东理工大学关于OA系统文件材料归档的办法》等专门规定进行收(征)集、整理、归档。

第十六条  归档时间及手续:

(一)按自然年度归档的文件材料应于次年6月底以前完成归档;研究生学位材料等按自然年度当年完成归档。

(二)各二级单位的具体归档时间由档案馆统一安排,档案员应自觉遵守。

(三)个别门类文件材料的归档时间按专门规定执行。

(四)档案移交必须履行相关手续,制作移交目录清册,一式两份,并交由双方负责人签字后妥善保存。

第十七条  集中归档期间,各二级单位应视需要,抽调人力协助档案员开展工作;档案馆应提前做好各种准备,按质、保量、准时完成归档任务。

第十八条  在职人员在其公职活动中形成的重要荣誉性文件材料,如证书、聘书、奖状等,原则上也应交由学校档案馆保存,或制作复制件归档。

 

第四章  档案的保管

 

第十九条  学校档案实行集中保管,配备符合要求的库房,确保档案长期、安全保管。

第二十条  档案进馆后,应按分类进行装盒、编号、上架。档案排放要合理、有序,便于查找索取和清点统计。

第二十一条  所有馆藏档案均应实行计算机管理,著录信息要准确、完整。档案数据库信息集中存储于学校信息中心,并按有关规定做好备份,确保数据安全。

第二十二条  档案馆应按规定认真做好档案的统计工作,及时上报学校和上级有关部门。

第二十三条  档案馆是学校的重点安全保卫单位,学校保卫部门应加强巡逻、监视;后勤部门要关心、帮助档案馆库房设施的检修和维护,确保档案万无一失。

第二十四条  档案库房的日常管理按《档案库房安全管理制度》执行。

 

第五章  档案的利用

 

第二十五条  提供档案利用服务是学校档案馆的一项重要工作,相关岗位职工应予以高度重视,主动、认真、有效地为师生员工和社会公众提供满意的服务。

第二十六条  学校档案分为开放档案和未开放档案两部分,利用方式为查阅、借阅、复制、摘录、咨询、函调、出具证明等。

第二十七条  校内外单位、个人凭有效证件,可以利用学校已经开放的档案;对未开放的档案,经有关部门负责人、分管校领导签署书面同意意见后方可利用;部分门类档案的责任人和档案员因工作需要,经档案馆同意后可直接予以利用;校友利用自己的学籍档案,一般应由本人来馆办理,委托他人的,按档案馆有关规定办理;外国组织或人员利用开放档案,应经上级主管机关和学校有关领导批准。

第二十八条  涉密档案、学校内部有关重要档案、涉及个人隐私和权益的档案,严格按照保密法等有关规定执行。

第二十九条  各类档案只限在档案馆内利用,校内单位和部分门类档案的责任人确因工作需要借出的,借出时间最长不得超过两周,延长借用时间的,应办理续借手续。

第三十条  利用者应对档案的保密、安全和完整负责,不得泄密、污损、涂改、剪贴、拆卷、转借和丢失,违者将根据有关保密、档案法规予以严肃处罚。

第三十一条  利用档案须办理登记、借阅手续,利用完毕,应由利用者和工作人员当面对档案作清点检查,出借归还档案应及时销帐。

第三十二条  任何单位和个人未经学校同意,不得擅自公布学校档案。

第三十三条  学校档案证明由档案馆统一出具。加盖学校档案证明专用章的档案复制件,具有与原件同等的法律效力。

第三十四条  利用档案实行有偿服务,收费标准按学校财务部门审定的条款执行。

 

第六章  其他事项

 

第三十五条  档案馆应定期对学校档案进行鉴定,对过期档案要作销毁,对毁损、破旧档案要作修复、抢救,对到期档案要予以开放。销毁、开放档案手续按《华东理工大学到期档案处理规定》执行。

第三十六条  档案馆应利用档案资源开展各种专题编研工作,利用校报、网络新闻、图片展览等形式展示档案文化成果。

第三十七条  学校建立档案工作评比先进制度,每两年开展一次,对档案工作做出优秀成绩的单位和个人进行表彰和奖励。

第三十八条  对忽视档案工作、该归的档案不归、甚至遗失归档材料的单位和个人,档案馆要及时上报校部,给予通报批评;拒不整改的,按工作责任事故处理。

第三十九条  学校鼓励师生、校友向学校捐赠个人收藏的对学校有保存价值的档案,报学校备案后予以适当奖励。

 

第七章  附则

 

第四十条  本办法经学校档案工作委员会审议通过,由档案馆负责解释。

第四十一条  本办法自公布之日起执行。原《华东理工大学档案工作条例》同时废止;学校现行其他档案工作规章制度中条款陈述与本办法不一致的,以本办法为准。

 

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