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华东理工大学文件材料预立卷制度
发布人: 发布时间: 2014-12-19 作者: 访问次数: 15

校通字[2005]6号(附件3

文件材料预立卷工作是学校实行部门立卷归档制度的一个重要环节,是做好学校档案管理工作的一个基本前提。建立预立卷制度,既有利于归档单位平时对文件材料的保管和利用,又有助于保证归档时的案卷质量,所以,全体兼职档案员务必认真做好这项工作。

一、预立卷类目(又称归卷类目)是立卷部门参照《华东理工大学文件材料归档范围》及结合本部门当年工作计划和任务编制的平时拟归卷文件材料的目录,是预立卷工作的核心和依据。预立卷类目既要反映本部门常规工作的各个方面,又要突出年度工作的重点。

二、预立卷类目结构由类别和条款组成。类别指的是文件材料的类属名称,我校按组织机构设置来命名,如:校长办公室”、“组织部”、“宣传部”等。条款指的是预先拟制的互有联系的一组文件材料的概括题名,它要求简洁明了地概括、反映文件材料的作者、内容和文种。预立卷类目还要依次设置条款编号。

三、根据类目所列的各个条款,为每一条款准备一个卷夹,并在卷夹封面和卷夹的卷脊上注明条款名称和条款编号,依次排放,以备文件材料归卷。

四、依照预立卷类目,及时将已经处理完毕的文件材料,分门别类,依次入卷。对外发文应在文件发出时,同时将底稿和一至二份存本归卷。

五、文件材料归卷时,应注意检查页数、附件等是否齐全完整,文书处理程序是否完成(有无漏阅、漏签),处理的来龙去脉是否注明,遇有不明之处应及时询问承办人。

六、做好收、发文登记工作,及时催促承办人清退已办理完毕的文件材料。

七、不属于归档范围的文件材料,备卷另放。

八、每年年终或次年年初,兼职档案员要根据上年的文件材料归卷情况对预立卷类目和卷夹准备作适当修改与调整,使预立卷工作日臻完备。

九、档案馆要对归档部门的预立卷工作作经常性检查和指导,并把该项内容列入学校档案工作评比先进的主要考核指标来抓实、做好。

十、科研、基建、设备等门类的预立卷工作可参照本制度执行。

二00四年十二月修订

 

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