一、涉及部门

各招收研究生的学院。

二、归档时间

研究生学位材料（包括论文、学位评审材料），在当年9月开始归档，各学院具体的归档移交时间，由档案馆统一安排。

三、归档内容

评审材料和论文（包括所有授位的批次）

①所有授予学位研究生的评审材料

②博士研究生的学位论文

③保密论文（非军工保密）

④优秀硕士论文

⑤其他硕士论文

前四项需录入档案系统，第五项只移交档案馆，不录入系统。

四、归档方法

评审材料的组卷

1.总体要求

①不得随意涂改。

②不得使用纯蓝钢笔、圆珠笔、铅笔、彩笔等不耐久字迹材料书写。

③不得使用复印件。所有归档材料一律使用原件归档。

④凡需签名、盖章、审核意见、日期等处必须填写，缺一不可。

⑤基本信息、相关内容务必填写完整。要逐页逐项检查，尤其注意学号、姓名、专业、导师姓名等基本信息，勿漏填。

⑥所有需要粘贴的材料，请用胶水，不使用双面胶或固体胶。

2.学位评审材料组卷步骤

【第一步】材料排列顺序（参考）

博士：①XXX博士学位申请审批书；②博士学位论文资格审查表；③博士学位论文评阅情况汇总表；④博士学位论文评阅书；⑤博士学位论文答辩审批表；⑥博士学位论文答辩委员会选票；⑦XX学科学位评定委员会选票；⑧校学位评定委员会选票。

硕士：①XXX硕士学位申请审批书；②硕士学位论文评阅意见书；③硕士学位论文答辩委员会选票；④XX学科学位评定委员会选票。

专业学位（工程）硕士：①XXX硕士学位申请审批书；②硕士学位论文评阅意见书；③学位论文答辩委员会选票；④XX学科学位评定分委员会选票。

同等学历：①XXX在职人员以研究生毕业同等学历申请硕士学位审批书；②在职人员申请硕士学位推荐表；③在职人员以研究生毕业同等学历申请硕士学位资格初审表；④本科毕业证书、英语全国统考证书；⑤硕士学位论文评阅意见书；⑥学位论文答辩委员会选票；⑦XX学科学位评定委员会选票；⑧校学位评定委员会选票。

【第二步】贴选票

①靠左边贴在一张空白A4（或16K）纸上。每张纸上约4～8张选票（数量视选票大小而定，不要用废纸）：在白纸的左边装订线内，从上到下涂上胶水，然后把第一张选票贴在最下边，第二张选票稍微遮盖第一张（但不要完全覆盖）贴好，依次贴上去，保证最后一张选票的上边和A4（或16K）纸上边头齐平。

②选票要求：确保有效性，即姓名、日期、盖章、表决意见这几项要填写齐全。

材料准备齐全后，每份均用夹子夹牢，仔细检查确保顺序正确。

【第三步】敲页码

①准备页码机（请购买金属芯机器），均匀地倒上一点点油墨，调好，不宜过浓、过浅。否则，在其他废纸上多敲一会儿，或者用面巾纸拭干，待稍干后再操作。

②凡是有文字的，均敲页码。空白页，不敲。所以，一定要一张一张揭开来敲。不要操之过急。否则，一页有误，全卷皆错。尤其是双面、单面混杂的案卷。

③方位：正面的右下角，反面的左下角。空白页不敲。

④选票，从上到下，依次敲在每一张选票的右下角。

【第四步】档案系统信息录入（详见档案馆网站——业务指导栏的“视频操作演示”）

【第五步】打印封面、卷内目录和备考表，取钉子、移交装订。

3、论文的归档

①博士论文、涉密论文、优秀硕士学位论文录入档案管理系统，具体操作参见“视频操作演示”。在论文最后粘贴“备考表”，填写页数及签字。确保论文扉页信息填写完整。

②其他硕士论文，不录入档案系统。同样要确保论文扉页信息填写完整。在论文最后粘“备考表”，然后到档案馆，在论文封面上盖归档章，填写排架号。归档移交时提交一个EXCEL论文清单（见档案馆网站“资料下载”）。

档案馆，2013-09-01