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研究生学位档案归档指南
发布人: 发布时间: 2014-12-29 作者: 访问次数: 145

 

一、涉及部门

各招收研究生的学院。

二、归档时间

研究生学位材料(包括论文、学位评审材料),在当年9月开始归档,各学院具体的归档移交时间,由档案馆统一安排。

三、归档内容

评审材料和论文(包括所有授位的批次)

①所有授予学位研究生的评审材料

②博士研究生的学位论文

③保密论文(非军工保密)

④优秀硕士论文

⑤其他硕士论文

前四项需录入档案系统,第五项只移交档案馆,不录入系统。

四、归档方法

评审材料的组卷

1.总体要求

①不得随意涂改。

②不得使用纯蓝钢笔、圆珠笔、铅笔、彩笔等不耐久字迹材料书写。

③不得使用复印件。所有归档材料一律使用原件归档。

④凡需签名、盖章、审核意见、日期等处必须填写,缺一不可。

⑤基本信息、相关内容务必填写完整。要逐页逐项检查,尤其注意学号、姓名、专业、导师姓名等基本信息,勿漏填。

⑥所有需要粘贴的材料,请用胶水,不使用双面胶或固体胶。

2.学位评审材料组卷步骤

【第一步】材料排列顺序(参考)

博士:XXX博士学位申请审批书;②博士学位论文资格审查表;③博士学位论文评阅情况汇总表;④博士学位论文评阅书;⑤博士学位论文答辩审批表;⑥博士学位论文答辩委员会选票;⑦XX学科学位评定委员会选票;⑧校学位评定委员会选票。

硕士:XXX硕士学位申请审批书;②硕士学位论文评阅意见书;③硕士学位论文答辩委员会选票;④XX学科学位评定委员会选票。

专业学位(工程)硕士:XXX硕士学位申请审批书;②硕士学位论文评阅意见书;③学位论文答辩委员会选票;④XX学科学位评定分委员会选票。

同等学历:XXX在职人员以研究生毕业同等学历申请硕士学位审批书;②在职人员申请硕士学位推荐表;③在职人员以研究生毕业同等学历申请硕士学位资格初审表;④本科毕业证书、英语全国统考证书;⑤硕士学位论文评阅意见书;⑥学位论文答辩委员会选票;⑦XX学科学位评定委员会选票;⑧校学位评定委员会选票。

【第二步】贴选票

①靠左边贴在一张空白A4(或16K)纸上。每张纸上约48张选票(数量视选票大小而定,不要用废纸):在白纸的左边装订线内,从上到下涂上胶水,然后把第一张选票贴在最下边,第二张选票稍微遮盖第一张(但不要完全覆盖)贴好,依次贴上去,保证最后一张选票的上边和A4(或16K)纸上边头齐平。

②选票要求:确保有效性,即姓名、日期、盖章、表决意见这几项要填写齐全。

材料准备齐全后,每份均用夹子夹牢,仔细检查确保顺序正确。

【第三步】敲页码

①准备页码机(请购买金属芯机器),均匀地倒上一点点油墨,调好,不宜过浓、过浅。否则,在其他废纸上多敲一会儿,或者用面巾纸拭干,待稍干后再操作。

②凡是有文字的,均敲页码。空白页,不敲。所以,一定要一张一张揭开来敲。不要操之过急。否则,一页有误,全卷皆错。尤其是双面、单面混杂的案卷。

③方位:正面的右下角,反面的左下角。空白页不敲。

④选票,从上到下,依次敲在每一张选票的右下角。

【第四步】档案系统信息录入(详见档案馆网站——业务指导栏的“视频操作演示”)

【第五步】打印封面、卷内目录和备考表,取钉子、移交装订。

3、论文的归档

博士论文、涉密论文、优秀硕士学位论文录入档案管理系统,具体操作参见“视频操作演示”。在论文最后粘贴“备考表”,填写页数及签字。确保论文扉页信息填写完整。

②其他硕士论文,不录入档案系统。同样要确保论文扉页信息填写完整。在论文最后粘“备考表”,然后到档案馆,在论文封面上盖归档章,填写排架号。归档移交时提交一个EXCEL论文清单(见档案馆网站“资料下载”)。

档案馆,2013-09-01

 
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