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文件材料立卷归档要则
发布人: 发布时间: 2014-12-17 作者: 访问次数: 73

部门归档单位的文件材料在平时的预立卷工作基础上,经过一年的使用、保管后(个别门类的时间另有规定),要向学校档案馆移交,其中有一个很重要的环节——立卷归档。由于这项工作的业务性较强,有许多严格的要求和规定,所以,结合我校工作实际以及参考《文书学》、《档案管理学》、《档案著录规则》等书籍和有关档案管理业务标准,将文件材料立卷归档工作的内容、基本方法和要求归纳如下,希望全体档案工作人员认真学习、熟练掌握。

一、基本概念

1、立卷:将办理完毕的具有查考保存价值的文件材料,按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷的过程,称为文件材料的立卷(也称组卷)。该过程包括:①组成案卷单位(即确定案卷所含的内容和量),②拟定案卷标题及计算机录入,③卷内文件排列与编号,④卷内文件目录录入与填写备考表,⑤案卷封面编目与案卷装订等步骤。

2、归档:是指各部门归档范围内的文件材料,按立卷要求组成规范的案卷后,将其移交给档案馆集中保存的过程。

3、归档范围:凡是各部门工作活动中形成的办理完毕的具有一定保存价值的各种形式和载体的文件材料,均属归档范围,详见《华东理工大学文件材料归档范围和保管期限表》

二、立卷归档的基本要求

1、必须按照归档范围,将具有保存价值的文件材料的原始件收集齐全,既不遗漏、短缺,又不重复。

2、遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,科学地加以整理、组卷,便于满足各种查考利用目的。

3、每个案卷应有确切、简明的标题,并注明保管期限,每卷卷首应填写(打印)卷内文件目录,卷末应附备考表,案卷装订要整齐、牢固。

4、案卷总页数一般不超过200页。对同一问题文件数量多的,可酌情适当分卷。问题单一,文件数量少的可做薄卷。

5、案卷归档时,必须提交目录清册,一式二份,交接双方清点案卷后,例行签字手续。

三、立卷方法

所谓立卷方法,是指根据文件材料的特征及具有的共同特点和密切联系来组合案卷的方式、办法。

就文书文件而言,一般有作者、内容、名称、收发文机关、时间、地点等特征。为了适应不同检寻途径和日常管理的需要,侧重于文件不同特征来立卷就可以形成不同的方法,如通行所说的“六特征法”,其简述如下:

1、按问题特征立卷:“问题”是指文件内容记述和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等。一般以一事为一卷。

2、按作者特征立卷:“作者”是指撰写或制发文件的机关、机关内的组织或个人。将同一作者所形成的某些文件材料组成案卷。

3、按名称(文种)特征立卷:就是把文件种类名称相同或相似的文件组合在一起,合并立卷。

4、按时间特征立卷:就是按文件形成的时间或文件内容所针对的时间,将属于同一时期的文件组合为案卷。

5、按地区特征立卷:就是把内容涉及同一地区的文件组合在一起。

6、按收发文机关特征立卷:就是将本机关与某一机关就某个问题或几个问题的来往文件组成案卷。

在实际立卷工作中,只采用一种方法立成的单一特征的案卷情况通常很少,更多的是几种方法的结合使用。关于“六特征法”的详细叙述,可参阅有关专业书籍。

对我校科研、基建、设备的项目性材料,可根据材料形成的规律,组成一题一卷或一题多卷,通常的做法是将最能反映项目概况的材料排放在卷首,其余的按阶段或内容依次排列组卷。

四、立卷注意事项

1、上年度作下年度的计划、预算等,放在下年度立卷。

2、本年度作上年度的总结、决算、报表放在上年度立卷。

3、跨年度的会议记录,有针对年的放在针对年,无针对年的放在结束年立卷。

4、各种案件的材料放在结案的一年立卷。

5、长远规划放在针对年的第一年立卷。

6、内容涉及到两年以上的报告、总结、报表放在针对年的最后一年立卷。

7、回顾、纪念性文件放在定稿或发表的一年立卷。

8、法规性文件放在公布或批准生效的一年立卷。

9、跨年度的请示与批复,来文与复文,放在批复或复文的一年立卷。

10、专业部门使用的专门年度所形成的文件按专门年度立卷。

11、未办完的文件,可以酌情转入下一年度立卷。

12、卷内件的类目、保管期限要相同,不要把不同类目、不同保管期限的材料放在同一卷内。

13、组卷时必须检查每一份文件是否齐全(包括传阅单),如发现缺少应查找补齐,无法查到的,应在备考表上加以注明。

14、通报本单位的文件,本单位虽然没有写明调查材料,也要把上级的通报放在本单位立卷。

15、本单位起草,用上级名义制发的文件,其原稿和打印件放在本单位立卷。

16、校内各单位向党委、学校的请示报告及相应的批复、批转的原件,由报文单位立卷。

17、检查每一份文件材料有否落款(包括:部门、单位公章、起草人姓名、主管领导签名、定稿或发布的日期等)。

六、卷内文件的排列

1、批复件在前、请示件在后;正件在前、附件在后;打印稿在前、签发核定稿在后;转发件在前、原件在后;图纸按图纸的类别序号排列。蓝图大于卷盒的,以手风琴式折叠成四号图纸的规格,底图采用卷筒或平放两种方式保管。

2、由单一作者,单一问题组合起来的文件,按时间顺序排列。

3、由单一作者,几个问题组合起来的文件,按问题的重要程度结合时间顺序排列。

4、几个作者,几个问题组合起来的文件,先按问题集中,然后按重要程度结合作者、时间顺序排列。

5、有届、次的会议文件,按届、次顺序排列。

6、案件材料,按有关要求排列。

七、卷内文件的编号

1、卷内文件材料按顺序排列以后,无论单、双面,其上只要有内容的均应依次在非装订线一侧下角编上页号,万一漏编,可用“12(1)12(2)12(n)”的方式来补遗,并在备考表中注明,如:“第12页共有贰页”。

2、一张纸上贴几个文件的,每个文件算一页。

3、每卷一个顺序号,从1开始。同一类问题的案卷也如此。

4、案卷封面、卷内文件目录和备考表不编入页号之内。

八、卷内目录与备考表

1、在一卷文件的最前面需要填写或打印卷内文件目录,用以介绍卷内文件的成分与内容。每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录。卷内目录的项目有顺序号、文号、责任者(形成该文件的单位或对该文件负责的签署者)、题名、日期、页号、备注。一式二份,一份放在卷内文件的前面,另一份交档案馆。一律用黑墨水笔抄写或打印机打印。

2、备考表放在案卷的最后,用来保护文件,说明卷内文件的状况(文件的缺损、修补、补充、移出、销毁等),便于保管人员和利用者了解。备考表中应写明卷内文件材料的实有页数(大写),以及必要情况说明,并填写立卷人、检查人(立卷单位负责人)姓名和立卷时间。检查人应对案卷质量进行审核。

九、案卷标题

案卷标题是卷内全部文件材料名称的集中概括,能揭示出卷内文件的成分与内容,是案卷封面上最重要的项目之一,是直接指引和帮助利用者查找档案的向导,也是编制检索工具的主要依据。

对于文书性案卷而言,其标题的结构通常是:(地区)作者(收发文机关) —— 时间 —— (地区)问题 —— 文种。其基本结构,主要包括作者、问题和文种三部分。字数不超过50(包括标点符号)

1、作者即卷内制发文件的单位、部门或个人。一般放在标题的前部。作者要写出全称或通用的简称,不可用省略号。

2、问题即卷内文件的内容。准确地揭示出卷内文件内容所反映的问题,是标题的核心部分。属于同一个或同一类性质问题的,可以概括标出,属于几个问题的,应按照卷内问题的排列顺序标出。内容概括要确切,文字用语要简练通顺、不笼统、含糊。

3、文种即卷内文件种类的名称,如:“决定”、“通知”、“报告”、“计划”、“规定”、“总结”等,通常它能反映出文件内容的性质。

其他案卷的标题结构立足“扣题”原则。

十、案卷封面与装订

1、案卷封面项目的填写(打印,下同)。

①组织机构等名称,均应使用全称;

②案卷标题应用黑墨水笔书写(或打印),文字排列整齐、美观;

③起止日期,为卷内最早的和最迟的一份文件材料落款日期;

④卷内文件材料的件数及页数用大写数字填写;

⑤保管期限按“档案保管期限表”要求填写;

⑥编制单位按案卷内文件材料的形成单位或主要责任者填写;

⑦档号、全宗号、目录号、案卷号、排架号等由档案馆工作人员酌情填写。

2、案卷的装订是为了固定与保护卷内文件材料,以避免散失与损坏。案卷在装订之前,须去掉文件上的金属物(大头针、回形针等),防止锈蚀文件。残破文件应当修补,大张文件需要折叠成手风琴式,小纸张文件要贴在与整卷文件相仿大小的纸上。采用“三孔一线”法装订,装订线一律放在案卷左边,绳线要勒紧、结牢。此外,还要注意纸张不倒置、不脱漏,不要把字迹装订掉。

 

档案馆,2004.04.10

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