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不属归档范围的文件材料及其处理办法
发布人: 发布时间: 2014-12-17 作者: 访问次数: 93

一、上级机关的文件材料

1、任免、奖惩非我校工作人员的文件材料;

2、普发供参阅,不办的文件材料;

3、供工作参考的抄件;

4、征求意见的未定稿文件材料。

二、本校的文件材料

1、重份或复印多余的文件材料;

2、无查考利用价值的临时性、事务性文件材料;

3、未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未生效的文件材料;

4、一般性文件的历次修改稿(定稿除外)、铅印文件的多次校对稿(主要领导人的亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)

5、从正式文件上摘录的供工作参阅的非证明性材料;

6、无特殊保存价值的信封,一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的群众来信;

7、校内互相抄送的文件材料,不需履行公文的行文、介绍信等;

8、本校负责人兼任外机关职务形成的文件材料;

9、以参考为目的从各方面收集的文件材料。

三、非隶属机关的文件材料

1、参加非主管机关召开的会议时,带回来的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料;

2、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料;

四、基层单位的文件材料

1、基层单位送来参阅的简报、情况反映、不必抄报或备案的文件材料;

2、基层单位抄报备案的一般性文件材料;

3、越级抄送的不需要处理的一般性文件材料。

五、其他

1、已被归档文件材料包括了的阶段性计划、总结、报告等;

2、一般的性会议通知。

六、不归档文件材料的处理办法

1、各部门每年在立卷归档和清退文件的同时清理不归档的文件材料。

2、对不归档的文件材料应加强管理,不要随便堆放。如需作为资料留存的应编制目录清单,整理组卷后妥善存放,需要销毁的应及时处置掉。

3、文书材料销毁后,要在收发文登记薄上加盖“销毁”戳。非文书材料也应作备忘登记。

4、销毁文件材料中有密级的应按有关保密规定办理。

5、凡要销毁的文件材料,都要经本部门有关领导批准。无论采用什么方法销毁,均应指派两名以上专人检查后一起监销。

6、留在归档单位或个人手中的研究生毕业论文、大型仪器设备说明书、基建图纸、各种归档文件材料的电子版重份或复制件等,也应妥善保管。

 

档案馆,2004.05.12

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